Qué cuenta como un paciente que no llega
Antes de calcular nada conviene acordar qué se mide. Un estudio publicado en 2025 sobre una clínica dental universitaria definió la inasistencia como una cita agendada a la que el paciente no asistió y de la cual no hubo aviso de cancelación, o que se canceló con menos de 24 horas de anticipación y no se reagendó.
Esa definición sirve como punto de partida. La cita que se cancela con tiempo suficiente para ofrecer el espacio a otra persona cuesta mucho menos que la que simplemente queda vacía.
Qué dicen los datos públicos
Hay dos cifras que se citan con frecuencia y vale la pena leerlas con sus límites:
- Una revisión sistemática de 105 estudios, de distintas especialidades médicas, estimó una tasa promedio de inasistencia del orden de 23 % (fuente 1). No es una cifra de odontología, y los autores encontraron que varía mucho según la región, de 13,2 % en Oceanía a 43,0 % en África.
- Una revisión de 7379 visitas en la clínica dental pediátrica de una universidad de Buffalo, Nueva York, entre 2018 y 2023, encontró que 14,3 % fueron inasistencias (fuente 2). Son pacientes de 0 a 19 años en una clínica académica, así que tampoco se puede trasladar tal cual a un consultorio en Costa Rica.
La conclusión práctica es que ninguna cifra ajena sustituye a la suya. Su agenda ya tiene el dato: cuántas citas hubo en el mes y a cuántas no llegó el paciente.
La cuenta, con sus números
La fórmula es corta. Usted completa las variables con lo que ocurrió en su consultorio, por ejemplo en los últimos tres meses:
Costo mensual = (A × B − C) × D
- A: citas agendadas en el mes.
- B: proporción de esas citas a las que el paciente no llegó.
- C: de las citas perdidas, cuántas se reagendaron o se llenaron con otro paciente.
- D: lo que en promedio factura una cita en su consultorio.
Las cifras de esta tabla son inventadas solo para mostrar la cuenta. No son datos de ninguna clínica ni un promedio del sector. Reemplácelas por las suyas.
| Variable | Valor de ejemplo | Su número |
|---|---|---|
| A. Citas agendadas al mes | 300 | |
| B. Proporción que no llega | 8 % | |
| Citas perdidas (A × B) | 24 | |
| C. Reagendadas o reemplazadas | 6 | |
| D. Facturación promedio por cita | ₡35 000 | |
| Costo mensual (24 − 6) × ₡35 000 | ₡630 000 | |
| Costo anual (× 12) | ₡7 560 000 |
La fórmula solo cuenta el ingreso que no entró. No incluye lo que se paga igual, como el tiempo del equipo, ni el efecto de un paciente que no vuelve. Si quiere medirlos, súmelos como una variable más.
En Dental Works, el panel de Inicio muestra una ficha con las citas del mes a las que la persona no llegó, siempre que su equipo haya marcado la cita como «No asistió». Es un buen punto de partida para la variable B.
Qué dice la evidencia sobre los recordatorios
Una revisión Cochrane de 2013 reunió ensayos aleatorizados sobre recordatorios por mensaje de texto al celular. En la comparación con no enviar recordatorio, la asistencia fue de 78,6 % con mensajes y 67,8 % sin ellos, con evidencia de calidad moderada (fuente 3).
Tome ese resultado con cuidado: son estudios de mensajes de texto de hace más de una década, en servicios de salud en general, y no garantizan lo que ocurrirá en su consultorio. Lo útil es la idea de fondo: avisar al paciente cerca de la cita es una medida de bajo costo que vale la pena medir en su propia clínica.
Cuatro hábitos que reducen la cuenta
- Pedir confirmación al agendar. Cuando se agenda una cita nueva, Dental Works envía al paciente un mensaje por WhatsApp con los botones «Confirmar» y «Reagendar». Si confirma, la cita queda marcada como confirmada. Si pide reagendar, el dentista recibe una notificación.
- Recordar el día antes. Dental Works prepara un recordatorio por WhatsApp para las citas agendadas o confirmadas que empiezan entre 12 y 25 horas más adelante, una sola vez por cita. No se escribe a los pacientes marcados como «No contactar», y los mensajes salen con plantillas aprobadas por Meta.
- Registrar cada inasistencia. Marcar la cita como «No asistió» es lo que alimenta la ficha del panel y el informe semanal. Sin ese registro no hay cuenta posible.
- Escribir a quien no llegó. El informe semanal de Vellari incluye las inasistencias de la semana y las de la semana anterior, y propone una invitación por WhatsApp para reagendar a los pacientes que no llegaron. No sale ningún mensaje hasta que usted lo aprueba.
Los saldos pendientes son una fuga parecida y se atienden de otra manera. Vellari los agrupa por antigüedad, de 0 a 30 días, de 31 a 60, de 61 a 90 y más de 90, y propone un recordatorio por correo electrónico. Ese correo solo se envía a pacientes con dirección registrada y consentimiento, y solo después de su aprobación.
Cómo empezar esta semana
- Saque de su agenda las citas de los últimos tres meses y cuente las inasistencias.
- Complete la tabla con sus números y mire el costo anual.
- Elija una sola medida, por ejemplo el recordatorio del día antes, y compare el mes siguiente con el anterior.
Si quiere ver cómo se hace en la práctica
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Fuentes
- Dantas LF, Fleck JL, Cyrino Oliveira FL, Hamacher S. «No-shows in appointment scheduling, a systematic literature review». Health Policy, 2018; 122(4):412-421. pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/29482948
- de Oliveira RCG et al. «Visit Characteristics Associated With Pediatric Dental Appointment No-Shows in an Academic Dental Setting». International Journal of Dentistry, 2025; 2025:2114933. pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC12274092
- Gurol-Urganci I, de Jongh T, Vodopivec-Jamsek V, Atun R, Car J. «Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments». Cochrane Database of Systematic Reviews, 2013, número 12. cochrane.org/evidence/CD007458